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Lösung für Dokumentenscan und -konvertierung in der verarbeitenden Industrie

Hersteller müssen zahllose Dokumente wie Rechnungen, Quittungen, Planungsdokumente und technische Änderungsaufträge (ECOs) verteilen, nachverfolgen und archivieren. Diese werden während des gesamten Entwicklungs- und Herstellungsprozesses für jede Komponente, jedes Bauteil und jede Baugruppe generiert. Die Dokumente müssen außerdem in wichtige Prozessen im Personalwesen, Supply Chain Management (SCM) und Enterprise Content Management (ECM) integriert werden. Das Kopieren, manuelle Verteilen und Versenden der Dokumente schafft einen enormen Papierverwaltungsaufwand, der hohe Kosten verursacht.

Darüber hinaus entsteht durch die Normen des ISO 9000-Qualitätsmanagements separater Aufwand bezüglich Dokumenten. Um die ISO 9000-Zertifizierung zu erreichen, muss ein Hersteller seine große Bibliothek an ISO-Dokumenten mit einem einzigen Zugangspunkt zur aktuellsten Dokumentation sammeln, aktualisieren und gemeinsam nutzbar machen. Nuance unterstützt Hersteller auf verschiedene Weise. Unsere Lösungen bieten ihnen folgende Vorteile:

  • Digitalisieren und Organisieren von Unterlagen
  • Keine Einlagerung von Unterlagen außer Haus
  • Sicherung von Herstellungsdokumenten
  • Verknüpfung mit HRIS-, SCM- und ECM-Systemen
  • Erstellung von PDF-Dateien aus beliebigen Ausgangsdokumenten
  • Konvertierung von PDF-Dateien in bearbeitbare Microsoft Word-Dokumente
  • Vermeidung doppelter Dateneingabe

Imaging-Lösungen von Nuance – Vorteile für Hersteller

  • Sicherheit – Verschlüsselung, sichere Speicherung, Benutzerauthentifizierung, Bearbeitung sensibler Textpassagen sowie Funktionen zur Nachverfolgung für Dokumentenzugriff und -änderung sorgen für zusätzliche Dokumentensicherheit.
  • Disaster Recovery – Verbessern Sie Ihre Strategie für Geschäftskontinuität, indem Sie sicherstellen, dass im schlimmsten anzunehmenden Fall alle Dokumente digitalisiert und außer Haus archiviert sind.
  • Produktivität – Durch einfaches Drücken der Kopiertaste können Hersteller Geschäftsprozesse beschleunigen – dank Funktionen zum Erfassen, Konvertieren, Weiterleiten, Speichern und Verwalten von Dokumenten.
  • Gute Umweltbilanz – Verbessern Sie Ihre Umweltbilanz, indem Sie Ihren Papierverbrauch und die Kosten senken, sowie den Datenzugriff auf Dokumente verbessern.

Optimierung wichtiger Prozesse bei der Dokumentenbearbeitung für Hersteller:

Erhöhter Datenschutz:

  • Dank kennwortgeschützter Dokumentverteilung mit 128-Bit-Verschlüsselung sinkt die Wahrscheinlichkeit eines unerlaubten Zugriffs auf vertrauliche Dokumente.
  • Das Senden von Dokumenten per E-Mail ist im Hinblick auf den Datenschutz dem Senden per Fax vorzuziehen, da so eine kennwortgeschützte Übertragung an einen privaten Posteingang möglich ist und kein öffentlich zugängliches Faxgerät genutzt werden muss.
  • Sie können sensible Textpassagen gescannter Dokumente vor dem Scannen, Speichern oder Senden bearbeiten.

Vollständige Prüfprotokolle:

  • Nuance erstellt für die gesamte E-Mail-Korrespondenz eine Logdatei und hinterlegt für alle gesendeten Nachrichten und Anhänge eine Kopie im Ordner „Gesendete Elemente“ des Absenders.
  • Funktionen für sichere Anmeldung und Authentifizierung verhindern ein Weiterleiten von Kundendaten durch nicht autorisierte Benutzer.

Disaster Recovery:

  • Archivieren und speichern Sie neu erstellte elektronische Dokumente für Backups und Disaster Recovery an einem sicheren Remote-Standort.
Seit wir unsere Rechnungsbearbeitung mit Nuance digitalisiert haben, wurde keine einzige Lieferantenrechnung übersehen. Zudem konnten wir unseren Cashflow um beinahe 25 % verbessern und verspätete Zahlungen an Lieferanten um 30 % reduzieren. Die Kunden von Elmontage profitieren von besserer Servicequalität und unsere Mitarbeiter freuen sich über ein besseres Arbeitsklima. 
-Lars Ringbrant, President – Elmontage H&K AB
   Deutschland & Österreich
Lösung für die verarbeitende Industrie

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