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Effiziente und sichere Lösungen für Papierdokumente,
Formulare und PDF

Herausforderungen im öffentlichen Verwaltungswesen meistern

Gerade die Arbeit von Behörden ist sowohl auf nationaler als auch auf lokaler Ebene durch einen hohen Papierverbrauch und papierintensive Verwaltungsprozesse geprägt. In allen Bereichen, unter anderem beim Vertrags- und Ausschreibungsmanagement und bei der Beantragung von Sozialleistungen und Zuschüssen, sowie beim Forderungsmanagement, stellen wachsende Aktenberge ein Problem dar.

Angesichts enger Budgetvorgaben soll der Einsatz des vergleichsweise teuren und wenig praktischen Mediums Papier im öffentlichen Verwaltungswesen reduziert werden. Papier ist kostenintensiv und birgt Sicherheitsrisiken. Behörden müssen einen effizienten Datenzugriff sicherstellen und deshalb unzählige Papierdokumente digitalisieren, organisieren, freigeben und archivieren. Zudem müssen Mitarbeiter auch mit körperlichen Einschränkungen in der Lage sein, effektiv mit diesen Daten zu arbeiten. Wie ist ein ausgewogener Kompromiss zwischen Datenzugriff und -sicherheit möglich?

Nuance bietet intelligente, ausgereifte und skalierbare Lösungen für eine deutlich bessere Verarbeitung, Archivierung und Freigabe von Papierdokumenten und digitalen Unterlagen im öffentlichen Verwaltungswesen. Dank hoher Benutzerfreundlichkeit und Kompatibilität, sowie einer Vielzahl von Funktionen, können Sie wesentlich produktiver arbeiten und gleichzeitig Kosten senken. Vorteile von Nuance:

  • Digitalisieren und Organisieren von Unterlagen
  • Keine Einlagerung von Unterlagen außer Haus
  • Sicherheit offizieller Dokumente
  • Integration mit Systemen für Vertragsmanagement,Beantragung von Sozialleistungen und Zuschüssen, sowie Forderungsmanagement
  • Bearbeitung sensibler Textpassagen
  • Einhaltung staatlicher Vorgaben zur Barrierefreiheit (nach Abschnitt 508 des US Rehabilitation Act)
  • Erstellung von PDF-Dateien aus beliebigen Ausgangsdokumenten
  • Konvertierung von PDF-Dateien in editierbare Microsoft Word-Dokumente
  • Vermeidung einer doppelten Dateneingabe

Bitte wenden Sie sich an die folgenden Kontaktpersonen, um sich über unsere Preise zu informieren: XXX für Behörden auf Landes- und Gemeindeebene oder XXX für Behörden auf Bundesebene.

Lösungen von Nuance für Dokumentenkonvertierung und -scan – Vorteile für Behörden:

  • Sicherheit – Verschlüsselung, sichere Speicherung, Benutzerauthentifizierung, Bearbeitung sensibler Textpassagen sowie Funktionen zur Nachverfolgung für Dokumentenzugriff und -änderung sorgen für zusätzliche Dokumentensicherheit bei Behörden.
  • Disaster Recovery – Verbessern Sie Ihre Strategie für den schlimmsten, anzunehmenden Fall und stellen Sie sicher, dass alle Dokumente digitalisiert und außer Haus archiviert sind.
  • Produktivität – Durch einfaches Drücken der Kopiertaste können Sie Arbeitsabläufe beschleunigen – dank Funktionen zum Erfassen, Konvertieren, Routen, Speichern und Verwalten von Dokumenten.
  • Gute Umweltbilanz – Verbessern Sie Ihre Umweltbilanz und senken Sie Ihren Papierverbrauch und die Kosten. Außerdem profitieren Sie von einem verbesserten Datenzugriff.

Optimierung wichtiger Prozesse bei der Dokumentenbearbeitung im öffentlichen Verwaltungswesen

Erhöhter Datenschutz für Einhaltung gesetzlicher Vorgaben:

  • Dank kennwortgeschützter Dokumentverteilung mit 128-Bit-Verschlüsselung sinkt die Wahrscheinlichkeit eines unerlaubten Zugriffs auf vertrauliche Informationen und Unterlagen.
  • Das Übersenden von Dokumenten per E-Mail statt per Fax ermöglicht eine kennwortgeschützte Übertragung an einen privaten Posteingang. So muss kein öffentlich zugängliches Faxgerät genutzt werden und Datenschutzrichtlinien können eingehalten werden.
  • Sie können sensible Textpassagen gescannter Dokumente vor dem Scannen, Speichern oder Senden bearbeiten.

Vollständige Prüfprotokolle:

  • Nuance erstellt für die gesamte E-Mail-Korrespondenz eine Logdatei und hinterlegt für alle gesendeten Nachrichten und Anhänge eine Kopie im Ordner „Gesendete Elemente“ des Absenders.
  • Funktionen für sichere Anmeldung und Authentifizierung verhindern Datenzugriff oder -weitergabe durch nicht autorisierte Benutzer.

Disaster Recovery:

  • Archivieren und speichern Sie neu erstellte elektronische Dokumente für Backups und Disaster Recovery an einem sicheren Remote-Standort.
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Lösung für Behörden

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