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Spracherkennungslösungen für Finanzdienstleister

Effizientere Dokumentation für Compliance und Risikominimierung

Gesteigerte Produktivität bei minimalen Compliance-Risiken

Immer mehr Finanzberater, Broker und Finanzmakler sind mit einer kaum zu bewältigenden Papierflut konfrontiert, die sie regelmäßig abarbeiten müssen. Dragon bietet eine schnelle, effiziente und kosteneffektive Lösung für die Erstellung der Dokumente, die für die Erfüllung immer umfangreicherer Compliance-Anforderungen nötig sind. Investitionsberater können die detaillierten Informationen, die zur Minimierung des Risikos von Rechtsstreitigkeiten und zur Verbesserung des Services für Investoren erforderlich sind, leicht erfassen – einfach durch Spracheingabe. Dank ihrer Schnelligkeit, Genauigkeit und Benutzerfreundlichkeit sind moderne Spracherkennungssysteme eine effiziente Alternative zu herkömmlichen Methoden zur Dokumentenerstellung und Datenerfassung. Ganz einfach ausgedrückt: Die meisten Menschen können schneller sprechen als tippen. Mit Spracherkennung geben Investitionsberater Notizen ein und erstellen daraus elektronische Dokumente. Die Geschwindigkeit liegt hierbei bei bis zu 160 Wörtern pro Minute – drei Mal schneller als die Tippgeschwindigkeit. Dragon sorgt für mehr Effizienz bei der zeitraubenden Datenerfassung und anderen Verwaltungstätigkeiten, da es neben der herkömmlichen Eingabe per Tastatur oder Mausklicks eine dritte Eingabemöglichkeit bietet. Vielbeschäftigte Investitionsberater können ihre Produktivität signifikant steigern, indem sie Notizen schneller eingeben und Dokumentation und Korrespondenz in kürzerer Zeit erstellen. So bleibt mehr Zeit für Aktivitäten wie die Betreuung potenzieller Kunden, Kundengespräche, Investitionsrecherche und Transaktionen.

Weniger Zeitaufwand für die Dokumentation von Kundengesprächen und die Erstellung von Kundenkorrespondenz

  • Wenn Sie Ihre Kundengespräche mit Dragon dokumentieren, sparen Sie u. U. täglich mehrere Stunden Arbeit. Durch die schnellere Eingabe von Gesprächsnotizen haben Sie mehr Zeit für andere Aktivitäten und können Ihren Kunden erstklassigen Service bieten.
  • Dragon beschleunigt nicht nur die Dateneingabe und Dokumentenerstellung, sondern verbessert auch nachweislich die Qualität und Genauigkeit von Notizen. Dies ist ein entscheidender Punkt. Notizen für Ihre Unterlagen, die während Ihrer normalen Geschäftstätigkeit erstellt werden, können als Beweismittel vor Gericht herangezogen werden, falls eine Transaktion angefochten wird. Mit einem digitalen Diktiergerät können Sie mehr Details erfassen, wenn Sie Gespräche außerhalb des Büros dokumentieren. Dank Bluetooth-Unterstützung sind Sie auch unterwegs produktiv.
  • Dragon beschleunigt auch die Erstellung der Kundenkorrespondenz wie E-Mails, Verträge, Newsletter usw., indem es Ihren gesprochenen Text in nahezu jeder Windows-basierten Anwendung in geschriebenen Text konvertiert. Mit Spracherkennung lassen sich Texte dreimal so schnell erstellen, wie die meisten Menschen tippen – mit bis zu 99 prozentiger Genauigkeit.
  • Die Dragon-Funktionen für Diktate, Sprachsteuerung und Steuerungsbefehle verhelfen Ihnen zu höherer Produktivität, dank der Sie Compliance-Anforderungen erfüllen, rechtliche Risiken mindern und sich mehr auf Produktivität und Verkauf konzentrieren können – und so am Ende Ihren Gewinn erhöhen.

Details

Sie sprechen, die Software übernimmt das Tippen
Investitionsberater können gesprochenen Text mithilfe der Spracherkennung mit einer Genauigkeit von bis zu 99 Prozent in geschriebenen Text umwandeln. Diese Funktion steht in nahezu jeder Windows-basierten Anwendung, einschließlich Microsoft® Word, Excel®, PowerPoint® und Outlook®, sowie in gebräuchlichen Kontaktverwaltungssystemen wie Salesforce, ACT!, Siebel und Goldmine zur Verfügung. Der transkribierte Text erscheint im Vergleich zur Tippgeschwindigkeit der meisten Menschen dreimal schneller auf dem Bildschirm und beschleunigt so das Verfassen von Gesprächsnotizen, Bestätigungen und E-Mails erheblich.

Mehr Arbeit in weniger Zeit erledigen
Finanzdienstleister und ihre einzelnen Mitarbeiter nutzen Spracherkennung in verschiedenen Bereichen, die von ihrem Verantwortungsbereich, dem Workflow, ihren Präferenzen und den Anwendungen, die sie für ihre Arbeit nutzen, abhängen. Spracherkennung wird unter anderem von Investitionsberatern, Kundenbetreuern, Kundenservicemitarbeitern, Compliance-Experten, Schreibkräften und Assistenten sowie Außendienstmitarbeitern und Menschen mit Einschränkungen genutzt. Mithilfe der Software geben sie Gesprächsnotizen schneller und einfacher in Ihr CRM-System ein. Außerdem verwenden sie die Software für die Erstellung und Formatierung von Dokumenten wie Verträgen, Newslettern und Kundenkorrespondenz, die Verwaltung von E-Mails, die Optimierung des Transkriptionsprozesses für große Unternehmen mit Hilfspersonal und die Automatisierung von sich wiederholenden Tätigkeiten oder mehrstufigen Aufgaben. Dies ist über einfache Sprachbefehle wie „Speichern, Drucken und Dokument senden“ oder „Signatur einfügen“ möglich, die für höhere Effizienz sorgen.

Per Spracheingabe durch Anwendungen navigieren
Dragon ermöglicht Benutzern, ihren Computerdesktop per Spracheingabe zu steuern und Befehle einzugeben. Benutzer brauchen nur Standardbefehle auszusprechen, damit der Computer eine Aktion ausführt. Viele Anwendungen sind effektiver und benutzerfreundlicher, wenn sie gemeinsam mit Dragon verwendet werden. Suchen, Abfragen und das Ausfüllen von Formularen erfolgen über Spracheingabe schneller als über Tastatureingabe. Dokumentenverwaltung, das Zusammenführen und Automatisieren von Dokumenten sowie CRM-Softwareprogramme können mittels Sprachbefehlen äußerst effektiv gesteuert werden. Aufgaben wie die Text- und Dateneingabe per Spracheingabe können in den meisten Programmen ohne spezielle Konfiguration ausgeführt werden.

E-Mail-Verwaltung
Da die Verwaltung von E-Mails immer mehr Arbeitszeit in Anspruch nimmt, kann Spracherkennungssoftware in weitverbreiteten Programmen wie Microsoft Outlook® oder Lotus Notes zur Navigation im E-Mail-Programm sowie zum Verfassen, Versenden und Beantworten von E-Mails genutzt werden. Außerdem verfügt Dragon NaturallySpeaking Professional über Text-To-Speech-Technologie, mit der sich Benutzer den Text von der Software laut vorlesen lassen können. Dadurch können sie gleichzeitig andere Aufgaben erledigen, während sie sich den Wortlaut von E-Mails oder Dokumenten anhören.

Mehrstufige Prozesse in einem Sprachbefehl zusammenfassen
Wiederkehrende Aufgaben, wie die Texteingabe ins CRM-System, können mit Sprachbefehlen erheblich beschleunigt werden. In vielen Fällen ziehen Benutzer, die nicht mit komplexen Softwareprogrammen vertraut sind, es vor, dem Computer verbale Anweisungen zu geben, anstatt sich im Detail mit der Benutzeroberfläche auseinanderzusetzen. Die Benutzer können Makros erstellen, um mittels Sprachbefehlen von Feld zu Feld zu navigieren oder eine Tastenfolge oder Bewegungen mit der Maus auszuführen. Makros erhöhen die Produktivität der selbst schnellsten Schreibkräfte, da sie zeitaufwendige, mehrstufige Aufgaben zu einem einfachen Sprachbefehl zusammenfassen.

Gesteigerte Produktivität unterwegs
Da Investitionsberater viel Zeit für Besprechungen mit potenziellen und bestehenden Kunden aufwenden – im Büro, beim Investor oder bei Geschäftsessen – bietet Dragon eine Option, um Gesprächsnotizen jederzeit und an jedem Ort mithilfe eines digitalen Diktiergeräts zu erfassen. Unmittelbar nach einer Besprechung können Investitionsberater ihre Anmerkungen mit jedem Nuance-zertifizierten Handdiktiergerät aufnehmen und automatisch transkribieren, wenn sie das Gerät an ihren PC zuhause oder am Arbeitsplatz anschließen.

Anwenderstimmen

„Bei unserer Arbeit mit Finanzberatern, Brokern und Finanzmaklern haben wir festgestellt, dass immer mehr Menschen mit einer kaum zu bewältigenden Papierflut konfrontiert sind, die sie regelmäßig abarbeiten müssen … kein Wunder, dass Berater so viel Zeit für Compliance-Fragen aufwenden. Wenn sie so viel Zeit für Compliance-Fragen benötigen, können sie sich natürlich nicht mit Kunden treffen, was sich negativ auf die Produktivität, den Verkauf und am Ende den Gewinn auswirkt.“ Katherine Vessenes, President, Vestment Advisors, Inc.

„Ich arbeite in der Finanzdienstleistungsbranche. Ich verwalte Geldanlagen und bin Certified Public Accountant. Daher muss ich die Regelungen vieler Behörden, wie des AICPA, der FINRA und der US Securities and Exchange Commission, einhalten. Aufgrund der Skandale um Personen oder Unternehmen wie Madoff, Worldcom, Enron oder HealthSouth entstanden für kleinere Unternehmen wie meines (ich verwalte nur 130 Mio. USD) aufgrund der Regulierung immer höhere Kosten und die Zukunft wurde ungewiss. Heute ist die Dokumentation von Gesprächen und Besprechungen in meiner Branche ein absolutes Muss, um Vertretern der Regulierungsbehörden oder Anwälten der Klägerseite beweisen zu können, dass die Kunden ausreichend informiert wurden und den Transaktionen und Empfehlungen zugestimmt haben. Vor etwa zehn Jahren fand ich handschriftliche Notizen nicht mehr geeignet, da sie im Nachhinein konstruiert worden sein konnten, keine auf den Einzelfall bezogenen Informationen enthielten und gewöhnlich zu kurz waren. Mit Dragon brauche ich eine halbe bis eine Minute, um den Text zu diktieren, für den ich bei schriftlicher Eingabe fünf bis 30 Minuten benötigen würde. Außerdem kann ich individuelle Informationen mit aufnehmen, die für ein realistisches Bild sorgen, das ein Beleg für Echtheit ist und meinem Gedächtnis in weiteren Besprechungen auf die Sprünge hilft. Mit ist sehr wichtig, dass meine Kunden und Vertreter von Regulierungsbehörden Einsicht in diese Notizen haben und wissen, wie umfassend sie sind. Dadurch kann ich ihnen versichern, dass ich mit Bedacht und der gebotenen Sorgfalt arbeite. Ohne Dragon würde ich mich viel unsicherer bei meiner Arbeit fühlen. Die neueste Version ist einfach unglaublich. Ohne Einarbeitung und nahezu fehlerfrei." Patrick C., Ph.D., Certified Public Accountant/Personal Financial Specialist

„Ich habe festgestellt, dass Dragon sehr hilfreich ist, wenn man seine Produktivität steigern will. Ich benötige damit ein Zehntel bis ein Fünftel weniger Zeit, um Notizen zu Kundengesprächen in unsere CRM-Lösung einzugeben. Ich freue mich darauf, auch in Zukunft mit Dragon zu arbeiten und das Programm noch effizienter zu nutzen.“ John Catalano, Investitionsberater

„Ich bin selbstständiger Finanzberater und nutze Dragon schon seit einigen Jahren. Es hat mein Leben nachhaltig beeinflusst, da ich Routineaufgaben schneller erledigen und mich daher mehr auf produktivere Bereiche konzentrieren kann. In meinem Beruf erfordern selbst kürzeste Fragen manchmal eine sehr ausführliche Antwort. Dadurch, dass ich gesprochenen Text als Vorlage für Papierdokumente verwenden kann, spare ich jede Woche mehrere Stunden, kann meinen Kunden besseren Service bieten und meine Produktivität erheblich steigern. Was mich besonders beeindruckt, ist, dass ich in meinen E-Mails Sachverhalte sehr ausführlich erläutern kann, ohne dass ich mühsam tippen oder mich auf Diktiergeräte oder Mitarbeiter verlassen muss. Ich kann guten Gewissens behaupten, dass sich meine Investition in Dragon und die späteren Upgrades tausendfach ausgezahlt hat. Jedem, der Dragon für den erstmaligen Gebrauch in Betracht zieht, würde ich raten: Zögern Sie keine Sekunde länger und lassen Sie die Software Ihr Leben verändern!“ Ralph P.

Video

Die Stärke von Investitionsberatern liegt oft nicht bei der Tipparbeit, das Abtippen von Kundennotizen dauert oft zu lange. Da immer mehr Compliance-Anforderungen und Vorschriften von Regulierungsbehörden zu erfüllen sind und ohnehin bereits viel Zeit für die Beantwortung von E-Mails oder sonstiger schriftlicher Korrespondenz aufgewendet werden muss, sehen sich immer mehr Berater einer kaum zu bewältigenden Papierflut gegenüber. Dragon NaturallySpeaking ist die bessere Methode, um Dokumentationsanforderungen oder andere PC-Aufgaben schnell und einfach zu erfüllen.

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Bei unserer Arbeit mit Finanzberatern, Brokern und Finanzmaklern haben wir festgestellt, dass immer mehr Menschen mit einer kaum zu bewältigenden Papierflut konfrontiert sind, die sie regelmäßig abarbeiten müssen … kein Wunder, dass Berater so viel Zeit für Compliance-Fragen aufwenden. 
-Katherine Vessenes, President, Vestment Advisors, Inc.
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