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Einfacherer Umgang mit Papierdokumenten,
Formularen und PDF-Dateien

Herausforderungen im Bildungswesen meistern

Noch nie war die Computernutzung bei Schülern und Studenten so weit verbreitet. Daher ist es nicht verwunderlich, dass sie hohe Anforderungen an die IT-Systeme von Schulen, Akademien und Universitäten stellen. Doch sowohl öffentliche als auch private Bildungseinrichtungen haben enge Budgetvorgaben und stehen häufig vor der Herausforderung, in kurzer Zeit hochwertige Lösungen anbieten zu müssen. Viele Institute sind auf der Suche nach intelligenteren Lösungen für die Verwaltung der Schüler-/ Studentendaten, möchten Zulassungsverfahren optimieren, die Effizienz des Sekretariats steigern, Prozesse für Finanzierungshilfen verbessern und die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben erleichtern.

Gerade im Bildungsbereich ist die Datenverwaltung von höchster Bedeutung. Bildungseinrichtungen benötigen eine Lösung, die die Datenverfügbarkeit steigert, Kosten- und Zeitersparnisse sowie ein genaueres Arbeiten ermöglicht. Nuance kann in all diesen Punkten überzeugen. Dank unserer Produktfamilie weltweit führender Imaging-Anwendungen für mehr Produktivität können Schulen, Akademien und Universitäten Papierdokumente und elektronische Dokumente besser verarbeiten, archivieren und weiterleiten.

Vorteile für Bildungseinrichtungen:

  • Digitalisieren und Organisieren von Unterlagen
  • Keine Einlagerung von Unterlagen außer Haus
  • Sicherung von Dokumenten
  • Verwaltung der Schüler- / Studentendaten, Optimierung von Zulassungsverfahren, höhere Effizienz des Sekretariats, Prozessoptimierung für Finanzierungshilfen und problemlosere Einhaltung gesetzlicher Vorgaben
  • Erstellung von PDF-Dateien aus beliebigen Ausgangsdokumenten
  • Konvertierung von PDF-Dateien in editierbare Microsoft Word-Dokumente
  • Vermeidung einer doppelten Dateneingabe

Lösungen von Nuance für Dokumentenkonvertierung und -scan – Vorteile für Bildungseinrichtungen:

  • Sicherheit – Verschlüsselung, sichere Speicherung, Benutzerauthentifizierung, Bearbeitung sensibler Textpassagen sowie Funktionen zur Nachverfolgung für Dokumentenzugriff und -änderung sorgen für zusätzliche Dokumentensicherheit bei Bildungseinrichtungen.
  • Disaster Recovery – Verbessern Sie Ihre Strategie für Geschäftskontinuität, indem Sie sicherstellen, dass im Unglücksfall alle Dokumente digitalisiert und außer Haus archiviert sind.
  • Produktivität – Durch einfaches Drücken der Kopiertaste können Sie Arbeitsabläufe beschleunigen – dank Funktionen zum Erfassen, Konvertieren, Routen, Speichern und Verwalten von Dokumenten.
  • Gute Umweltbilanz – Verbessern Sie Ihre Umweltbilanz, indem Sie Ihren Papierverbrauch senken. Zudem können Sie Kosten senken und von einem verbesserten Datenzugriff profitieren.

Optimierung wichtiger Prozesse bei der Dokumentenbearbeitung im Bildungswesen:

Erhöhter Datenschutz für Einhaltung gesetzlicher Vorgaben:

  • Dank kennwortgeschützter Dokumentverteilung mit 128-Bit-Verschlüsselung sinkt die Wahrscheinlichkeit eines unerlaubten Zugriffs auf Schüler- und Studentendaten.
  • Das Übersenden von Dokumenten per E-Mail ist im Hinblick auf den Datenschutz einer Übersendung per Fax vorzuziehen. Es ermöglicht eine kennwortgeschützte Übertragung an einen privaten Posteingang und es muss kein öffentlich zugängliches Faxgerät genutzt werden.
  • Sie können sensible Textpassagen gescannter Dokumente vor dem Scannen, Speichern oder Senden bearbeiten.

Vollständige Prüfprotokolle:

  • Nuance erstellt für die gesamte E-Mail-Korrespondenz eine Logdatei und hinterlegt für alle gesendeten Nachrichten und Anhänge eine Kopie im Ordner „Gesendete Elemente“ des Absenders.
  • Funktionen für sichere Anmeldung und Authentifizierung verhindern eine Weitergabe von Schüler- und Studentendaten durch nicht autorisierte Benutzer.

Disaster Recovery:

  • Archivieren und speichern Sie neu erstellte elektronische Dokumente für Backups und Disaster Recovery an einem sicheren Remote-Standort.
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Mehrplatzlizenzen für Bildungseinrichtungen können im Rahmen unseres Diamond-Lizenzprogrammes erworben werden. Mehr Info.

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